AKTUELLT

Långt ner på sidan finns några bilder som innehåller lite erfarenheter om revision och revisorer. Om du vill kan jag informera dig om hur en styrelse skjuter sönder obekväma synpunkter på styrelsens oegentligheter med föreningens ekonomi. Bland annat finns ett hotelsemail från en reviderad styrelse som jag gärna lyfter fram som ett avskräckande exempel. Hör av dig om du är intresserad.

S

Svenska Föreningsakademien


Kunskap & Kompetens




Våra nyckelord 

Akademie, Kunskap och Kompetens

AKADEMIE


Ett levande forum för erfarenheter och hittills förvärvade kunskaper om ideella och ekonomiska föreningar. Levande så tillvida att vi även framöver fortsätter utveckla innehållet i takt med att nya kunskaper och erfarenheter tillkommer. Vårt syfte är att kanalisera våra kunskaper och erfarenheter via en av företagets hemsidor. Vi formulerar oss i termer av rekommendationer, förslag, varningar om fallgropar och naturligtvis beskrivningar av goda förebilder

KUNSKAP


Kunskap eller lärdom är inlärd teoretisk förmåga att förstå, återge och tillämpa information och idéer, exempelvis faktauppgifter om skeenden och sakförhållanden, tillvägagångssätt, regler, samband, begreppsdefinitioner, innovationer, orsaksförhållanden och förklaringsmodeller. En person kan förvärva kunskap genom att ta till sig information som andra har kommunicerat, genom exempelvis studier. En person kan också själv utveckla ny kunskap genom att dra slutsatser ur egna praktiska erfarenheter och upptäckter.

Vi bygger och professionaliserar successivt Svenska Föreningsakademiens webbplats och publicerar rekommendationer, reflektioner och förslag efterhand.


Delar av våra utgångspunkter och underlag hittar Du under Konsult Trulsson på Facebook. Allt vi producerar är av icke kommersiell karaktär. Fritt att använda, men ange gärna källa.


Vid eventuella önskemål om mer detaljerade checklistor m.m. har vi möjlighet att leverera sådana mot en mindre ekonomisk ersättning. Självklart tar vi fram ett kostnadsförslag till intressenten ifråga.

KOMPETENS

 

Kunskap är makt har vi lärt oss genom livets "resa" och olika engagemang i föreningar, företag och organisationer. Vår erfarenhet och våra kunskaper från dessa miljöer omfattar i det närmaste 5 decennier. Men vi är ödmjuka och inser dagligen att vi ställs inför nya situationer vid varje tillfälle som vi möter en ny förening eller ett mindre företag. 

Vi har också lärt oss att man kan ha djup kunskap i ett visst område men sakna förmåga att omsätta kunskaperna i praktisk handling eller vid kommunikation med omgivningen. Förenklat kallas detta förhållande för inkompetens. Tack och lov har de flesta personer vi mött i föreningsvärlden både hög kunskap och stor förmåga att omsätta kunskaperna i praktisk handling eller vid kommunikation med omgivningen. Dessa personer är mycket kompetenta enligt vår erfarenhet. Ett annat sätt att definiera kompetens - "ett samlingsbegrepp för en individs förmåga att utföra en uppgift genom att tillämpa kunskaper och färdigheter"

Bild1
Bild2
Bild3
Bild4

Bildspel 1 med några av våra generella fundament om föreningar.

Bildspel 2 om vår syn på ordförandeskap.

Bild 21
Bild 22
Bild 23

Blivande styrelseledamöter - checklista innan beslut om engagemang.


Vi vänder oss här till en målgrupp som eventuellt har fått en förfrågan eller är på väg att väljas in i en styrelse för en ideell förening. Vår uppfattning är att man noga skall överväga hur man använder sin dyrbara fritid innan man engagerar sig i ett styrelseuppdrag. Kanske passar styrelsearbetet som "hand i handske" eller i allra värsta fall konstaterar vederbörande "att detta engagemang är helt fel". Vi rekommenderar att vederbörande person stämmer av följande fem handfasta frågeställningar innan hen äntrar uppdrag i en styrelse.

 

  1. Vilket syfte och uppdrag har föreningen?
  2. Vilken typ av ordförande har föreningens styrelse?
  3. Finns det befintliga styrelseledamöter som "kan allt och vet allt"?
  4. Hur är det med ordning och reda beträffande ekonomi, dokumenterade styrelsemöten, stadgar m.m.
  5. Finns det något etablerat arbetssätt för att lyfta fram medlemmar (om det finns några i föreningen)?

 

Våra kommentarer till ovanstående punkterna 1 - 3:

 

    * Vi har flera ggr mött föreningar där styrelsemedlemmar på förfrågan svarar svävande på fråga 1. Vi har också mött  föreningar vars styrelseordförande fullständigt glömt att styrelsearbete är ett lagarbete. Tyvärr har vi också mött            föreningar med styrelsemedlemmar som dominerar styrelsens arbete "med en evig plädering om sitt eget kunnande och vetande".

 

* Självklart har vi också mött föreningar med styrelser som är rena motsatsen till det som beskrivs under ovanstående punkt. 

 

Frågeställningarna under punkterna 4 - 5 är i vår värld de minsta gemensamma nämnarna för ett effektivt fungerande styrelsearbete. Utan tvekan skall dessa frågor besvaras med JA.

 

Vår slutsats är rakt på sak "att känner Du osäkerhet om punkterna 1 - 3 då skall Du överväga om Du överhuvudtaget skall engagera Dig i aktuell styrelse".

 

Osäkerhet kring punkterna 1 - 3 ger oss i allra högsta grad dåliga vibrationer och baserat på vår erfarenhet hävdar vi att här behövs förmodligen ett omfattande förändringsarbete. Om vi var föremål för potentiellt nya styrelsemedlemmar skulle vi i första hand gå tillbaka till valberednngens ordförande eller någon annan huvudperson (som man förhoppningsvis kan lita på) för en grundläggande avstämning. 


 

 

Sammanfattande checklista för igångsättande av nya styrelser. 


Antag att i samband med en förnings årsmöte har ny styrelse valts, inklusive ny ordförande och flera nya styrelseledamöter. I många fall väljer den nya ordföranden att direkt efter årsmötet kalla styrelsen till ett konstituerande möte (man fördelar rollerna i styrelsen). Vår uppfattning är att man istället meddelar styrelsen att "vi träffas t.ex. om en vecka" för att tala om våra uppgifter under det närmaste året och att vi samtidigt konstituerar oss.


Vid det första sammanträdet är det vår uppfattning att den nya styrelsen värderar och går igenom den substans och det resultat den avgående styrelsen lämnar efter sig i föreningen. Det gäller alltså att fastställa ett startläge för den nya styrelsen.


Vilka viktiga ärenden/frågor skall styrelsen driva under det närmaste året och vilka mål skall föreningen nå. Kanske finns det mogenhet att också formulera en vision/framtidsbild för föreningens status vid ett givet tillfälle i framtiden.


Under det första sammanträdet väljer styrelsen inom sig kassör, sekreterare och medlemsansvarig samt om föreningen äger fast egendom en "förvaltare" med rätt kompetens för ändamålet. Det vi har sett av föreningars ägarskap av fast egendom innebär att man ofta har behov av att lägga ut ett sådant uppdrag på extern kompetens. Ägande av t.ex. fastighet kräver enligt vår uppfattning byggar- eller fastighetsförvaltarkompetens. Rätt insatser till rätt pris är det minsta man kan begära av sådant ägarskap.


Avslutningsvis utser styrelsen två firmatecknare (mestadels ordförande och kassör) som har behörighet att förvalta föreningens ekonomi och bankkontakter. Sekreterare för protokoll vid dagens möte. Protokoll som justeras av ordföranden och utsedd justerare. Från protokollet utfärdar sekreteraren ett protokollsutdrag över punkten som är rubricerad "firmatecknare". Även detta protokollsutdrag undertecknas av ordförande och justeringsperson. Lämpligen möter ordförande och kassör upp på aktuellt bankkontor för att ordna formaliteterna för ekonomiadministrationen.


Lite senare i inledningen på det nya verksamhetsåret träffas styrelsen igen och beslutar om en rimlig handlingsplan för året. En plan som styrelsen tar upp vid varje kommande möte för att stämma av "hur långt har vi kommit på vår väg mot aktuella mål".


Särskilt vill vi lyfta fram aktiviteter som knyter medlemmarna närmare till styrelsen och föreningen. Här har medlemsansvarig styrelsemedlem ett mycket viktigt uppdrag. OK att man formulerar vad man vill göra för att uppnå medlemsengagemang, men det viktigaste är att man beslutar hur man skall göra det och när. Vilken medlemsnytta skall vi erbjuda våra medlemmar kan t.ex. styrelsen fråga sig (eller varför skall man vara medlem i denna förening).


Vid varje möte är det vår absoluta uppfattning att kassören rapporterar om aktuell likviditet i kassan och vilka intäkter samt kostnader som förevarit mötet eller som kommer under den närmaste tiden. Vår generella erfarenhet är att föreningsfolk mycket ofta behöver en grundkurs i ekonomi. Detta löser kassören med en enkel och pedagogiskt upplagd dokumentation och kurskväll. En gyllene regel är "pengar i kassan" vilket innebär att kassören upprättar en likviditetsbudget som rapporteras och stäms av vid varje styrelsemöte.

 


Några bilder om ordning och reda i styrelsearbetet - attestordning

Det viktiga revisionsarbetet och kontakten med revisorerna

Till skillnad mot föreningar som medvetet väljer ”att inte kommunicera med revisorerna förrän det är dags för formalia och inför årsmöte" vill vi lyfta fram alla föreningar som är mycket seriösa, medvetna, framåtsiktande och utvecklande i sin verksamhet. Här kommunicerar föreningen successivt med revisorerna under hela verksamhetsåret. ”Ingen förtroendevald revisor i vår förening skall vara oinformerad om vår verksamhet” har vi ofta hört av ordförande och kassör i föreningar som vi benämner som förebilder. I vissa föreningar bjuder styrelsen in revisorer och valberedning till att vid något tillfälle per år medverka i och avnjuta föreningarnas effektiva styrelsearbete. Här är det också en självklarhet att både revisorer och valberedning tillfrågas om de önskar att ta del av alla styrelseprotokoll under verksamhetsåret. Vår uppfattning och erfarenhet är att dessa föreningar är framgångsrika i sitt arbetssätt och attraktiva att vara medlemmar i. 

 

Vår uppfattning är dessutom att detta arbetssätt resulterar i att både revisorer och valberedning blir en god tillgång och resurs i det löpande styrelsearbetet. Dessutom vet vi att revisorerna ofta agerar som förslagsställare till förbättring av styrelsearbetet när de blir involverade i föreningens verksamhet som en god tillgång. Ofta har vi mött ordföranden som uppskattat revisorernas positiva uttalanden om föreningen i samband med revisionsberättelser och andra kommentarer.

 

Den typ av föreningar som väntar in i det sista med att kommunicera med revisorerna tar vi egentligen avstånd ifrån och vi skulle inte rekommendera ideellt arbetande revisorer att engagera sig i sådana föreningars ekonomi och förvaltning. Denna typ av föreningar kan gott och väl betala för sig genom att försöka köpa in revisionsarbete av någon byrå eller motsvarande. Förr eller senare kanske man förstår att detta är onödiga kostnader förutsatt att man höjer sin medvetenhet och förändrar styrelsearbetet i riktning mot den seriösa som vi beskriver i ovanstående text. 



Revisor 2941
Revisor 2942
Revisor 2943
Revisor 2944
Revisor 2945
Medl1
Medl2
Medl3
Medl4
Medl5
Medl6
Medl7

Här nedanför följer 7 bilder i serie som beskriver olika typer av styrelsemedlemmar som vi kommit i kontakt med under de senaste 10 åren. Vi har generaliserat typerna av styrelsemedlemmar.